ERP-Auswahl: warum du erst Prozesse aufnehmen musst
Forterro 2024: 30 Prozent der ERP-Projekte scheitern an unklaren Anforderungen. Warum die meisten Auswahl-Prozesse falsch starten und welche fünf Prozesse du vor dem ersten Anbieter-Termin aufnehmen musst.
TL;DR: 30 Prozent der ERP-Projekte scheitern an unklaren Anforderungen, nicht an der Software. Wer beim Anbieter startet statt beim eigenen Prozess, kauft ein System für ein Geschäft, das er nicht versteht. Mach vor der Auswahl eine ERP Anforderungsanalyse: nimm deine fünf wichtigsten Prozesse end-to-end auf, dann leite das Lastenheft daraus ab.
30 Prozent der ERP-Projekte scheitern an unklaren Anforderungen. Das ist die Forterro-Barometer-Zahl aus 2024, nicht meine.
Trotzdem startet jeder zweite ERP-Auswahl-Prozess, den ich begleite, beim Anbieter. Drei Demos, schönste Slides gewinnen, Vertrag.
Was dann passiert: in 18 bis 24 Monaten steht das nicht passende System im Betrieb, die teuren Customizings sind drin, die Excel-Workarounds laufen weiter. Niemand sagt es laut, aber jeder weiss es. Eine Studie von McKinsey und Oxford zeigt: ERP-Projekte liefern im Schnitt 56 Prozent weniger Wert, als am Anfang versprochen wurde.
Die Ursache liegt nicht beim Anbieter. Sie liegt davor.
Was die meisten falsch machen
Eine typische ERP-Auswahl läuft so.
Ein Geschäftsführer entscheidet, dass das alte System nicht mehr trägt. IT lädt drei Anbieter ein. Jeder pitcht 90 Minuten. Features-Vergleich auf Excel. Preise verhandelt. Vertrag unterschrieben.
Was niemand vorher gemacht hat: das eigene Geschäft beschrieben. Wer macht heute welchen Handgriff. Wo entstehen Excel-Bruchstellen. Welche Schritte sind manuell, weil das alte System es nicht kann.
Das Ergebnis: der Anbieter hat ein System verkauft. Du hast ein System gekauft. Aber niemand hat verstanden, was dein Unternehmen wirklich braucht.
Das ist der teuerste Fehler in ERP-Projekten. Im onboos Lastenheft-Guide steht er als Fehler Nummer 1 von fünf. Und es ist gleichzeitig der häufigste: laut Trovarit-Studie "ERP in der Praxis 2024/25" überschreiten gut 50 Prozent der ERP-Projekte ihr Budget oder ihren Zeitplan. Die Mehrheit verfehlt damit die ambitionierten Vorgaben.
ERP Anforderungsanalyse: Was vor der Auswahl passieren muss
Bevor du den ersten Demo-Termin buchst, brauchst du Klarheit über deine eigenen Prozesse. Ich nenne diesen Schritt Prozess-Walkthrough, und diese ERP Anforderungsanalyse ist im Guide das Kapitel vor dem Hauptteil. Nicht zufällig.
Konkret: du nimmst deine fünf wichtigsten Geschäftsprozesse end-to-end auf. Mit den Menschen, die diese Prozesse heute leben. Nicht aus deinem Kopf. Nicht aus der Theorie.
Pro Prozess 30 bis 60 Minuten in Workshop-Form. Notiert wird alles, was unklar ist. Unklarheit ist das wertvollste Signal. Was drei Leute in drei verschiedenen Versionen erzählen. Was im Excel hängen geblieben ist. Was niemand offiziell macht, aber jeder so löst.
Das sind zwei bis vier Tage Arbeit. Das ist auch der Schritt, an dem du das Lehrgeld sparst, das du sonst nach dem Go-Live zahlst.
Die fünf Prozesse die wirklich zählen
Nicht jeder Prozess braucht die gleiche Tiefe. Für ein typisches KMU empfehle ich fünf Kernprozesse zu dokumentieren, bevor irgendein System evaluiert wird.
Erstens, Auftragsabwicklung von Eingang bis Ausgang. Wie kommt ein Auftrag rein. Wer prüft ihn. Wer löst die Lieferung aus. Wer stellt die Rechnung. Und wo gibt es dabei Wartezeiten, manuelle Eingriffe oder Excel-Tabellen.
Zweitens, Lagerbewegungen und Bestandsführung. Was passiert wenn eine Ware eingeht. Wie wird Bestand gebucht. Gibt es Umlagerungen. Wie wird ein Mindestbestand überwacht. Wer reagiert auf Fehlmengen.
Drittens, Einkauf und Lieferantenbeziehungen. Wie entsteht eine Bestellung. Gibt es Genehmigungsschritte. Wie wird der Wareneingang gebucht. Wie läuft der Abgleich mit der Eingangsrechnung.
Viertens, Finanz und Reporting. Was muss das ERP für die Buchhaltung liefern. Welche Berichte braucht die Geschäftsführung. Wo werden heute Daten manuell ins Controlling-Sheet übertragen.
Fünftens, Stammdatenpflege. Wer pflegt Artikel. Wer pflegt Kundendaten. Gibt es definierte Felder oder ist das gewachsen. Das ist oft der längste und teuerste Teil der Vorbereitung.
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Was danach kommt: das ERP Lastenheft
Nach dem Prozess-Walkthrough hast du eine Grundlage. Jetzt kannst du ein ERP Lastenheft schreiben das wirklich hilft: nicht eine Liste von Features die du irgendwo abgelesen hast, sondern eine Beschreibung deines Betriebs in der Sprache deiner Prozesse.
Ein gutes ERP Lastenheft beantwortet vier Fragen pro Prozess:
- Wie läuft es heute?
- Wo sind die Bruchstellen?
- Wie soll es nach der Einführung laufen?
- Was ist ein K.O.-Kriterium?
Diese vier Fragen pro Prozess ergeben ein Lastenheft das jeder Anbieter versteht und das du für alle drei Demos gleichermassen nutzen kannst. Vergleichbarkeit entsteht nicht durch einen Excel-Featurevergleich. Sie entsteht durch gleiche Ausgangsfragen.
Im onboos ERP Lastenheft-Guide findest du eine Vorlage die direkt einsatzbereit ist, inklusive Bewertungsmatrix für die Anbieter-Demos.
Was du jetzt tust
Bevor du den nächsten Demo-Termin buchst, nimm dir zwei Stunden und beantworte für dich: welche fünf Prozesse sind bei euch die kritischsten. Schreib sie auf. Nicht perfekt, nicht vollständig. Nur die grobe Beschreibung.
Schon das reicht um den nächsten Demo-Termin produktiv zu machen. Du kommst mit Fragen statt mit Erwartungen.
Und wenn du das ERP Lastenheft komplett haben willst, hol dir den Guide. Er ist kostenlos, keine 30 Minuten zum Durchlesen, und hat uns in den letzten Jahren in jedem ERP-Projekt geholfen.
ERP Lastenheft-Guide herunterladen
Liebe Grüsse, David
P.S. Wenn du nicht weisst wo du anfangen sollst, lass uns 30 Minuten sprechen. Wir schauen gemeinsam welche Prozesse für dich die kritischen sind und wie ein sauberer Auswahl-Prozess bei euch aussehen würde. Zum Erstgespräch